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Reitbuch Funktionen

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Funktionsumfang

An dieser Stelle sollen nur beispielhaft einige wichtige Funktionen der Software aufgeführt werden. Eine detaillierte Beschreibung würde den Rahmen dieser Seite sprengen und auf Grund der stetigen Weiterentwicklung auch relativ bald überholt sein. Für Detailfragen können Sie gerne auch in der Bedienungsanleitung und dem Administrator Handbuch nachschlagen, die z. B. auch in der Demo-Software abrufbar sind.

Zu den Hauptkomponenten:

Kern der Software ist der Wochenplan, auf dem alle Termine übersichtlich dargestellt sind. Symbole zeigen den aktuellen Status der Termine. Es können auch verschiedene Pläne angelegt werden. Der Wochenplan kann standardmäßig 6 Wochen vorgeblättert werden (konfigurierbar).

Kurse sind Veranstaltungen, die nicht jede Woche stattfinden und sich meist auch über mehrere Termine erstrecken, wie z. B. Wochenendseminare oder Ferienreitkurse. Sie sind zusätzlich in einer eigenen Rubrik aufgelistet. Auf die Beschreibungs- und Anmeldeseite kann direkt verlinkt werden, z. B. von Ihrer Homepage aus.

Auf der Seite „Mein Konto“ können angemeldete Benutzer ihre Termine, ihr Guthaben und ihre Einstellungen einsehen. Die Reiter können hier auch neues Guthaben bestellen oder Termine stornieren.

Durch Klick auf einen Termin kann der Besucher alle wesentlichen Informationen in der Detailansicht abfragen (Umfang abhängig von Anmeldung und Berechtigung).

Die Hilfe-Seite führt zur integrierten Online-Dokumentation mit Bedienungsanleitung sowie Administrations-Handbuch.

Je nach Berechtigungslevel stehen dem Benutzer auch die Verwaltungsdialoge zur Verfügung. Wir unterscheiden dabei folgende Berechtigungen:

  • Der externe Reitlehrer kann nur Termine einsehen und Pferde zuordnen, hat jedoch keinen Einblick in Guthaben/Kosten.
  • Der interne Reitlehrer bzw. die Verwaltung können zusätzlich auch z. B. Kartenkäufe abwickeln, Terminserien verändern, Kurse anlegen oder zahlreiche andere Funktionen ausführen.
  • Der Administrator kann darüber hinaus auch die Konfigurationsdialoge aufrufen und dort grundlegende Einstellungen verändern.

Die Verwaltungsdialoge erlauben u.a. folgende Aktivitäten:

  • Einrichten und Ändern einzelner Termine, die Kontrolle der Teilnehmerliste und die Zuordnung der Pferde zum Reiter.
  • Bearbeiten der Terminserien, mit denen der wöchentliche Stundenplan automatisch erstellt wird.
  • Verwalten der Benutzer, d.h. Freischaltung für geeignete Unterrichtsklassen, Korrektur von Guthaben, Pflege der Daten usw.
  • Bestätigung des Zahlungseingangs bei Guthabenkarten und Freischaltung von Monatskarten.
  • Ziehen von Tickets, mit denen z. B. Gäste auf einfache Weise teilnehmen können.
  • Über den Mailing-Dialog können Sie E-Mails an einzelne Benutzer oder auch an Gruppen senden.
  • Im Dialog Kurse können Sie detaillierte Einstellungen zu diesen Veranstaltungen vornehmen, wie z. B. die Beschreibung, die einzelnen Termine, die Berechtigung zur Teilnahme oder die genauen Gebühren.
  • Sie können die Pferde verwalten, sowohl Schul- wie Privatpferde.
  • Es lassen sich z. B. Gruppen von Tieren bilden, feste Zuordnungen zu Besitzern/Reitbeteiligungen oder auch Gewichtsgrenzen der Reiter.
  • Zahlreiche Statistiken ermöglichen Ihnen die Auswertung der enthaltenen Daten, wie z.B. die durchschnittliche Teilnehmerzahlen von Terminen, die Auslastung der Pferde oder den Einsatz der Reitlehrer.
  • Der Dialog Abrechnung erlaubt Ihnen das Führen eines Kassenbuchs zum Abgleich mit Ihrer Barkasse sowie das Erstellen von SEPA-Dateien für den Einzug von Lastschriften.
  • Im Konfigurationsbereich können Sie beispielsweise die Klassen definieren, über die die Freischaltung der Reiter erfolgt. Des Weiteren können die verschiedene Karten und Preise festgelegt werden.

An dieser Stelle bietet sich auch ein Blick auf die verschiedenen Gebührenmodelle an, welche reitbuch.com unterstützt:

  • Die klassische Stundenkarte (z. B. als 10er Karte).
  • Die beliebte Monatskarte mit einstellbarer Wochen- oder Monatsstundenzahl.
  • Als Variante davon die Stammplatzkarte, wo das Guthaben an einen festen Stammplatz des Reiters gekoppelt ist.
  • Die flexible Wertkarte, die in Euro statt Stunden rechnet und so auch bei vielen Preisen noch übersichtlich bleibt.
  • Die Barzahlungskarte, bei der der Reiter erst beim Termin bezahlt.
  • Das Reiten auf Rechnung, bei dem erst im Nachhinein monatlich abgebucht wird.

Fragen & Antworten

Auf dieser Seite haben wir Ihnen auch eine Reihe typischer Merkmale zusammengestellt, die immer wieder nachgefragt werden. Durch das Anklicken der Überschriften, öffnen sich hierzu weitere Informationen. Sprechen Sie uns auf jeden Fall an oder kontaktieren uns, falls Sie im Detail mehr wissen möchten oder etwas vermissen sollten.

Plattform-neutral

Egal, ob Sie lieber mit einem Mac, einem Windows-PC, einem iPad oder einem Smartphone arbeiten, Sie brauchen lediglich ein internetfähiges Gerät mit aktuellem Browser, um auf reitbuch.com zugreifen zu können.

Multi-User

Das System ist darauf ausgelegt, dass viele Benutzer gleichzeitig mit ihm arbeiten können – von wo sie wollen. Während an einer lokal im Reitbüro installierten Software vielleicht nur der Reitlehrer selbst arbeiten kann, können hier zeitgleich auch der Kassierer zuhause die Kartenkäufe prüfen, der Vorstand bei seiner Sitzung die Zahlen kurz checken und viele Reiter Ihre nächsten Termine buchen.

Zuverlässige Server

Damit Sie sich nicht um die Technik kümmern müssen und rund um die Uhr auf ein leistungsfähiges System zugreifen können, bieten wir reitbuch.com ausschließlich auf unseren eigenen Servern an. Wir haben dazu eine Reihe von Servern in einem namhaften deutschen Rechenzentrum angemietet und ergänzen diese je nach Bedarf, so dass Sie auch bei steigender Kundenzahl performante Reaktionszeiten erleben dürfen.

Gesicherte Daten

Der Zugriff auf das Buchungssystem erfolgt stets über verschlüsselte Verbindungen mit SSL-Zertifikat, so dass Dritte die ausgetauschten Daten nicht mitlesen können.Diese und viele weitere Maßnahmen werden von uns stetig weiterentwickelt, um die Daten bestmöglich vor Zugriff zu schützen. Mehrstufige Datensicherungskonzepte schützen die Daten vor Verlust, falls Server ausfallen sollten.

Mobile Benutzeroberfläche

Beim Zugriff mit einem Smartphone wird automatisch auf eine mobile Variante umgeschaltet, um die Bedienung zu erleichtern. Mittlerweile nutzen rund 40% aller Endkunden diese Geräte – Tendenz steigend.

Berechtigungen

Dem Benutzer können verschiedene Rollen (Berechtigungslevel) zugwiesen werden. Während ein „normaler“ Reiter nur seine eigenen Daten sieht und seine eigenen Teilnahmen buchen kann, haben Reitlehrer, Verwaltungsmitarbeiter oder Administratoren unterschiedlich viel Möglichkeiten innerhalb des Verwaltungsbereichs im Systems.

Termine und Terminserien

Der Wochenplan Ihres Reitbuchs setzt sich aus den von Ihnen angebotenen Terminen zusammen. Zu jedem Termin gehören eine Reihe von Eigenschaften, wie z. B. die maximale Anzahl an Reitern oder die zugeordnete Terminklasse. Wiederkehrende Termine können Sie als Terminserien anlegen, so dass das System diese automatisch in jede neue Woche einbaut. Bei Bedarf können Sie jederzeit auch einzelne Termine einer Serie abändern oder stornieren.

Kurse & Unterricht

Besondere Veranstaltungen außer der Reihe können im Reitbuch auch als Kurse angelegt werden. Für sie gibt es im Reitbuch eine separate Werbeseite bzw. Auflistung. Kurse bestehen meist aus mehreren Terminen, die zusammenhängend gebucht werden, beispielsweise Ferienreitkurse oder Wochenendseminare.

Modul ``Einsteller`` Pensionspferde

Demnächst wird es auch ein neues, optionales Modul Einsteller geben, mit dem Sie alle Daten rund um Ihre Pensionspferde verwalten können. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.

Klassen und Freigaben

Termine sind frei definierbaren Klassen zugeordnet, so dass Sie z. B. unterschiedliche Preise festlegen und die Reiter gezielt freischalten können. Neben den Terminklassen gibt es auch Benutzerklassen, Tierklassen und Mitgliedsklassen. So können Sie genau steuern, dass sich beispielsweise Kind A nur mit einem Pony bei Longe anmelden kann, während der Jugendliche B sich schon mit einem Großpferd beim fortgeschritten Springen eintragen kann. Die optimale Einteilung in Klassen legen wir gemeinsam mit Ihnen in der Startphase fest.

Stammplätze und Reservierungen

Wenn Sie eine gewisse Kontinuität in Ihre Gruppenzusammensetzung bringen möchten, können Sie auch feste Plätze vergeben. Die mildere Form sind die Reservierungen – hier wird dem Reiter bis vier Tage vorher ein Platz kostenlos freigehalten, er muss den Termin aber aktiv buchen, sonst verfällt die Reservierung. Die festere Form sind die Stammplätze – hier bucht das System automatisch und der Reiter muss sich nur aktiv stornieren, wenn er nicht kann. In Kombination mit entsprechenden Monatskarten ist ein nahezu vollautomatischer Betrieb des Reitbuchs möglich, so dass nur noch bei Abweichungen eingegriffen werden muss.

Gebührenmodelle

Ob 10er Karte, Monatskarte, Wertkarte, Rechnung, Direktzahlung, Tickets u.v.w…. – nach einer Vielzahl erfolgreich realisierter Projekte deckt reitbuch.com eine breite Palette an Gebührenmodellen ab und kann so sicherlich auch Ihren Betrieb optimal abbilden.

Zahlungsformen

Sie können steuern, über welche Zahlungsarten Ihre Reiter neues Guthaben kaufen können. Mit der komfortablen PayPal-Integration können die Reiter ohne Ihr Zutun jederzeit sofort neue Karten oder Kurse erwerben – Sie brauchen sozusagen nur zuschauen, wie sich Ihr Konto füllt (gebührenpflichtig gegenüber der Fa. PayPal). Wenn Sie Gebühren per Lastschrift einziehen möchten, unterstützt Sie das Reitbuch mit der Erzeugung von SEPA-Dateien, die Sie in Ihr Bankprogramm laden können. Alternativ können Sie auch Überweisungen und Barzahlungen zulassen. Für letzteres ist ein einfaches Kassenbuch integriert, so dass Sie alle Barzahlungen mit Ihrer Kasse abgleichen können.

Modul ``Verein``

Mit dem neuen, optionalen Modul Verein können Sie jetzt auch Ihre Vereinsmitglieder verwalten. So brauchen Reitvereine, bei denen die Reitbuch-Benutzer ohnehin weitgehend identisch sind mit den Vereinsmitgliedern, diese nicht doppelt in einem anderen System pflegen. Sie können beispielsweise Aufnahme- und Jahresgebühren erheben oder in Listen Ihre Jubilare abfragen. Wenn Ihre Mitglieder Arbeitsstunden leisten müssen, können Sie Arbeitsstundenkarten definieren und passende Einsätze bequem als Termine im Wochenplan führen sowie am Jahresende Reststunden automatisch in Rechnung stellen.

NEU - Hundeplan & Hundeschulen

Falls es für Sie, Bekannte oder Freunde von Ihnen interessant ist: reitbuch.com gibt es jetzt auch als Variante für Hundeschulen – hundeplan.com